Surat Dinas

Beberapa kali edit surat undangan dinas atau surat-surat dinas lainnya, tergantung siapa yang mengoreksi atau yang menandatangani surat itu. Beberapa kali juga tidak masalah, lolos sampai pendistribusian.

Ada beberapa hal yang masih terus membuat saya tidak sreg dengan format surat-surat yang selama ini berlaku. (mungkin hny di kantor saya saja, sepertinya di Instansi saya tidak semua kantor nya sama spt kantor saya)... hehhe... di kantor saya sudah banyak senior2 dan yang katanya sudah berpengalaman dalam surat menyurat kedinasan, jadi kadangkala saya mengikuti saja, skalipun TIDAK SREG.

di kantor saya apabila bapak kepala sedang dinas keluar daerah beberapa hari ditunjuk pejabat yang mewakilinya. seperti kebiasaan di kantor lama saya biasanya pejabat yang ditunjuk itu disebut PLT (pelaksana tugas) atau PLH (Pelaksana Harian). Penandatanganan surat yang "berlaku" di kantor kami:

  Kepala Badan

  Nama Saya Pejabat (Mwkl)    

  Pangkat....

  NIP....

saya bertanya-tanya,,,, kok spt gitu ya... rasanya selama ini (di kantor lama saya dan juga surat2 dari unit kerja lain atau instansi lain) tidak pernah melihat spt ini.... atau selama ini sy mmg tidak mengetahuinya karna belum aja melihat contoh yang sama.

pinginnya sih berdebat... eh salah mengkonfirmasi tapi kepada siapa. kalo kpd orang yg tidak punya pengetahuan dan dasar yang kuat ya sama aja. 

ini salah satu contoh yang masih abu-abu....

Karena penasaran dg tata cara aturan yang sebenarnya itu bagaimana, saya search "tata cara penulisan surat resmi pemerintah" di google. ada beberapa blog yg muncul, dan saya memilih yang satu ini karna lebih sesuai dan tampak lebih terpercaya... berikut beberapa hal yang bisa menjawab pertanyaan saya mengenai siapa yang menandatangani surat.

saya mengutip khusus yang berhubungan dengan penulisan pengirim (yang menandatangani surat)

Pengiriman surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/ penyampaian surat. Sebagai bukti pertanggungjawaban, dalam bagian akhir surat tersebut, dibubuhi tanda tangan.

Hal yang perlu diperhatikan:

a Pengiriman surat hendaknya disertai identitas diri, misalnya: jabatan, nomor induk pegawai, dan cap dinas/jabatan.

b Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak pula berada di antara tanda kurung.

c Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.

d Dalam surat-surat tertentu, pengirim surat dapat mendelegasikan penandatanganan suratnya itu kepada pejabat yang berada di bawahnya.

Singkatan a.n. bukan a/n merupakan kepanjangan dari atas nama.

– Singkatan ini digunakan pengirim jika ia menandatangani surat yang mengatasnamakan pejabat lain, misalnya, atasan pengiriman surat.

– Surat yang ditandatangani tidak harus dikonsultasikan isinya kepada atasan pengirim surat.

Contoh :

a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia

Wali Kelas X

Ttd

Farhan Dani, S.Pd.

Singkatan u.b. kepanjangan dari beliau.

Singkatan ini digunakan jika seorang pejabat mendapat pendelegasian wewenang untuk menandatangani surat dari pejabat atasannya. Pejabat atasannya itu sendiri berhak menandatangani surat dengan sebutan atas nama (a.n.) karena ia pun menerima limpahan wewenang. Misalnya, jika kepala Sanggar Belajar Budi Mulia melimpahkan wewenangnya kepada pembina Kesenian, maka Pembina Kesenian dapat menandatangani surat tersebut dengan sebutan a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia. Pembina Kesenian dapat melimpahkan wewenangnya lagi kepada pihak lainnya, misalnya Wali Kelas IA. Dalam hal inilah, Wali Kelas IA dapat menandatangani surat dengan sebutan u.b.

Contoh :

a.n. Kepala Sanggar Belajar Budi Mulia

Pembina Kesenian

u.b.

Wali Kelas X

ttd

Farhan Dani, S.Pd.NIP.

Singkatan a.p. merupakan kepanjangan dari atas nama perintah dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik.

Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa kepada bawahannya.

Contoh :

a.p. Kepala Biro Organisasi

Kepala Subbagian Tata Usaha

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.NIP.

apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik.

Singkatan ini digunakan jika seorang menteri menguasakan penandatanganan surat kepada bawahannya.

Contoh:

Menteri Pendidikan nasional

apb.

Kepala Biro Kepegawaian

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.NIP.

plh. (pelaksana harian); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik.

Singkatan ini digunakan jika pejabat yang berwewenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas, menguasakan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat.

Contoh :

plh. Kepala Biro Kepegawaian

Kepala Bagian Mutasi dan Promosi

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.NIP.

wks.(wakil sementara); penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik.

Singkatan ini digunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan karena tugas, untuk sementara penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang setingkat dengan eselonnya.

Contoh :

wks. Kepala Biro Organisasi

Kepala Biro Kerja Sama Luar Negeri

ttd.

Farhan Dani, S.Pd.NIP.

u.p. (untuk perhatian); penulisannya dengan huruf kecil dan masing-masing huruf diakhiri titik.

Singkatan ini digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijaksanaan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.

Contoh :

Tembusan Surat

Tembusan dibuat jika isi surat tersebut juga perlu diketahui pihak-pihak lain, di samping pihak yang ditujunya. Dengan demikian, pihak yang dituju akan mengetahui pula pihak-pihak yang dikirimi surat itu. Tembusan hendaknya disusun berdasarkan urutan tingkat atau hierarki, yakni dari tingkatan/hierarki teratas kepada yang terbawah.

Hal yang perlu diperhatikan adalah:

a Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.

b Kata tembusan tidak perlu diberi garis bawah.

c Tanda titik dua (:) mengikuti kata tembusan jika tembusannya lebih dari satu

d Penulisan Kepada Yth. tidak perlu dicantumkan

e Yang diberi tembusan adalah pejabat atau orangnya dan kantornya

f Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan tembusan yang benar:

Tembusan:

– Kakanwil Departemen Agama Provinsi Jawa Barat

– Kepala Dinas Pendidikan Tanjung Pinang, Kepulauan Riau

Inisial

Inisial gunanya untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat yang bersangkutan. Pihak-pihak tertentu dapat menghubungi orang itu jika ada kesalahan atau kekurangan-kekurangan pada surat tersebut.

sumber:

copy link http://sugikmaut.blog.com/?p=19